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Handwerks-Software: Rechnungen auf dem Weg ins papierlose Büro

Der Spezialist für Cloud-fähige Handwerkersoftware, die Firma pds, zeigt auf der Messe ISH 2019, wie Unternehmen mit geeigneter Software-Unterstützung sowie künstlicher Intelligenz einen großen Schritt in das Zeitalter des papierlosen Geschäftsverkehrs machen können.

Links der Beleg, rechts die Erfassungsmaske: Mit künstlicher Intelligenz erkennt die neue pds-Software sämtliche relevanten Details einer Rechnung, die dann voll digital weiterverarbeitet wird. Bildquelle: © pds GmbH

Links der Beleg, rechts die Erfassungsmaske: Mit künstlicher Intelligenz erkennt die neue pds-Software sämtliche relevanten Details einer Rechnung, die dann voll digital weiterverarbeitet wird.

Der Eingang von Rechnungen in Papierform gehört in vielen Handwerksbetrieben noch zum Betriebsalltag und führt regelmäßig zu unerwünschten Medienbrüchen und manuellen Bearbeitungsschritten. Mit pds Software sind Handwerksbetriebe künftig in der Lage, den gesamten Rechnungseingangsworkflow vollständig digital abzubilden und Verwaltungsprozesse nachhaltig zu verschlanken.

 

Digitaler Rechnungs-Workflow

Links der Beleg, rechts die Erfassungsmaske: Mit künstlicher Intelligenz werden sämtliche buchungsrelevante Details erkannt – es folgt ein digitaler und workflowgestützter Prüf- und Freigabeprozess. Sobald eine Eingangsrechnung von einem Lieferanten eingeht, wird diese gescannt oder fotografiert und an ein verknüpftes Email-Postfach weitergeleitet, welches von der digitalen Rechnungsprüfung überwacht wird.

Dabei erkennt die pds Software automatisch den Beginn und das Ende jeder Rechnung, sodass auch eine Stapelbearbeitung unterstützt wird. Die Zuordnung zu den jeweiligen Kreditoren erfolgt automatisch über das System. Sämtliche buchungsrelevante Details wie Summen, Mehrwertsteuersätze, Bestellnummern oder Kundennummern werden dank einer leistungsfähigen Texterkennung und ausgeklügelten Plausibilitätsprüfungen verlässlich erfasst.

Durch eine systemeigene künstliche Intelligenz ist die Erfassungsroutine der pds Software lernfähig: Nach Bestätigung der Daten speichert das System den individuellen Belegaufbau des jeweiligen Lieferanten ab, damit das Verfahren für künftige Rechnungseingänge weiter automatisiert werden kann und Rechnungen direkt und zuverlässig in das Rechnungseingangsbuch übernommen werden. Die im Rechnungseingangsbuch für die Freigabe hinterlegte Fachabteilung erhält anschließend die Eingangsrechnungen direkt in ihrer Prüfungsübersicht angezeigt, um den Freigabe-Workflow anzustoßen oder diese direkt zur Zahlung freizugeben.

Dank der Durchgängigkeit und prozessorientierter Logik der pds Software wird die Eingangsrechnung mit den Einkaufsvorgängen, wie einer Bestellung, verknüpft. Die Software prüft in dem Zuge automatisch, ob die Summen und Positionen zwischen Bestellung und Eingangsrechnung stimmig sind. Fachabteilungen und prozessbeteiligte Mitarbeiter behalten damit jederzeit den Überblick über die aktuellen Eingangsrechnungen.

Die pds GmbH ist vom 11. - 15. März 2019 als Aussteller auf der ISH Frankfurt (Weltleitmesse für Wasser, Wärme und Klima) in Halle 5.1 am Stand E58 vertreten.